Het nieuwe jaar is alweer even van start en zo’n nieuw jaar is vaak de start van nieuwe plannen! Als student ga je misschien beginnen aan nieuwe vakken, een project of een stage bij een overheidsorganisatie. In dat laatste geval hebben wij wat tips voor je op een rij gezet om alles uit je stageperiode te halen! Het lijken wat open deuren, maar toch is het gemakkelijk om onderstaande punten uit het oog te verliezen en zijn de punten niet vanzelfsprekend bij vele stageplekken. Deel de tips met je medestudenten, ga ermee aan de slag en we wensen je veel plezier!
Doe ook je voordeel met deze tips als je als ambtenaar een stagiair gaat ontvangen. Deel de tips met jouw collega’s voor wie het relevant is om zich voor te bereiden op een stagiair in het team, de afdeling of de organisatie.
- Een goed begin is het halve werk: spreek je verwachtingen uit over de stage
Het is goed om jouw beeld van je stage te delen met het beeld dat je stagebegeleider daarover heeft. Het helpt daarbij ook om eerst te bedenken wat je uit je stage wil halen. Wil je via de stage meekijken met het werk in de praktijk, het werk zelf ervaren door mee te helpen met werkzaamheden of een eigen onderzoek doen? En wil je kennismaken met het type werk, zoals beleidswerk, projectmanagement of in de politiek? Of met een specifiek thema binnen de organisatie, zoals bijvoorbeeld onderwijs, klimaat, sociaal domein of iets anders? Door hier voorafgaand aan je stage over na te denken, wordt het gemakkelijker om je beeld bij een stage te delen met je stagebegeleider. Daarnaast heeft je stagebegeleider mogelijk ook een bepaald beeld bij de stage. Door dit naar elkaar uit te spreken, voorkomen jullie samen teleurstellingen als de stage niet blijkt te zijn wat jullie gehoopt hadden. Misschien voel je je bezwaard om je eigen verwachtingen uit te spreken, maar gebruik je ongemak juist als aanleiding om het gesprek hierover te openen voor jullie beiden. Het leuke van het uitwisselen van verwachtingen is dat het jullie misschien ook wel op nieuwe ideeën brengt voor de stage. Plan een gesprek met elkaar voordat de stage begint en benut het meteen om kennis te maken.
Als stagebegeleider helpt het voor een warm ontvangst van de stagiair om het initiatief te nemen voor het gesprek over verwachtingen over de stage. Net als voor de stagiair, is het ook voor de stagebegeleider een goede gedachteoefening om na te gaan waarvoor de stagiair van meerwaarde kan zijn voor de organisatie én kan leren.
- Creëer je eigen uitdaging: stel voor om samen te zoeken naar een eigen project
Wanneer het je leuk lijkt om mee te draaien in de werkzaamheden of een onderwerp wil onderzoeken, helpt het om een project af te bakenen. Bijvoorbeeld het oppakken van laagdrempelige werkzaamheden in het team of het uitvoeren van een kleinschalig onderzoek binnen de overheidsorganisatie. Door een eigen project kan je zelfstandig aan het werk, wat je het gevoel geeft dat je eigen verantwoordelijkheden draagt en je net als de medewerkers écht onderdeel bent van een team waar iedereen eigen werk heeft te doen. Ook verdiep je je voor een langere tijd in een onderwerp en kan je het werk met het thema beter leren kennen en begrijpen. Een eigen project maakt het bovendien mogelijk om af te spreken dat je toewerkt naar een eindproduct, zoals bijvoorbeeld een infographic, werkvorm of presentatie. Het eindproduct biedt wat concreets om samen op terug te blikken aan het einde van de stage en feedback over uit te wisselen. Vaak is zo’n eindproduct en feedback ook nuttig voor je studie en kan je zoiets concreets meenemen in volgende stages of werkplekken.
De stagebegeleider kan helpen bij het zoeken naar een project door alle kennis die diegene heeft over de organisatie, ga dus vooral ook samen met de student op zoek! Het geeft de student een gevoel dat diegene erbij hoort en maakt ook dat jullie afzonderlijk van elkaar werk kunnen doen. Met de stagiair erbij heb je extra doen- en denkkracht: kies niet voor het klusje dat te lang blijft liggen, maar voor de leuke puzzel waar jij of het team nog niet aan toe is gekomen. Doe je organisatie er het voordeel mee en haal de frisse blik naar binnen. De stagiair heeft een eigen uitdaging en de organisatie komt verder door het werk van de stagiair. Een win-win dus!
- Houvast in een nieuwe omgeving: vraag om een stagebegeleider
Het is fijn om tijdens je stage gekoppeld te zijn aan een van de medewerkers van de organisatie. Op die manier is er één persoon met wie je ervaringen kan delen en die je vervolgens verder op weg helpt. In het begin kan diegene je ook wat op sleeptouw nemen om wat bekender te worden met de organisatie, zodat je daarna makkelijker je eigen weg vindt. Met je stagebegeleider bespreek je elkaars verwachtingen van de stage en bepaal je hiervoor een plan. Ook als je ergens tegenaan loopt kan je stagebegeleider meedenken en meehelpen aan oplossingen. Door een wekelijkse afspraak is het mogelijk om te bespreken hoe het gaat, te bepalen waar de stagiair aansluit en welke aanvullende werkzaamheden de stagiair nog kan oppakken.
Denk als stageorganisatie vast na over een stagebegeleider, voordat de stage begint. Het helpt de organisatie én de stagiair om het meeste uit de stageperiode te halen. Bovendien kan je als organisatie veel leren van de ervaringen van een stagiair! Zo wordt de organisatie telkens een betere en leukere leer-en werkomgeving en zet je de organisatie goed op de kaart bij toekomstige werknemers.
- Extra aansluiting in de organisatie: leg contact met jonge medewerkers in de organisatie
Het is niet altijd vanzelfsprekend dat er mensen rond dezelfde leeftijd als de stagiair in het team zitten waar de stagiair stage loopt. Als je geluk hebt, dan wel! Zo niet, is het leuk om juist ook de jonge ambtenaren op te zoeken. Denk bijvoorbeeld aan andere stagiairs, trainees of jonge medewerkers. Door het contact met hen vind je aansluiting bij de organisatie op een andere manier dan je reguliere werkzaamheden, namelijk met mensen die in dezelfde fase zitten en daarmee dezelfde ervaringen of behoeften in het werk hebben en interesses in of om het werk. Je kan inspiratie opdoen over hoe zij hun werk doen, ervaringen met hen uitwisselen en horen hoe zij handelen in bepaalde situaties, bespreken wat voor keuzes zij maken in hun carrière en of ze tips hebben voor de stagiair aangezien ze net wat verder zijn in hun loopbaan.
Als stagebegeleider helpt het om het contact met jonge ambtenaren aan te moedigen. De verbinding kan de stagiair veel plezier geven en ervoor zorgen dat diegene graag bij de organisatie of een soortgelijke organisatie wilt werken. En dat is nou juist wat organisaties goed kunnen gebruiken!
Met alle tips op een rij hopen we studenten de tools te geven om aan een geslaagde stageperiode te beginnen of te inspireren om een stage op te zoeken. Dit is echter niet alleen de verantwoordelijkheid van de stagiair, maar ook van de stageorganisatie. Ga als stageorganisatie en stagebegeleider aan de slag met de tips om een fijne en enthousiasmerende leeromgeving te creëren. Maak de stagiair nieuwsgierig en enthousiast over het werken bij jouw overheidsorganisatie en het publieke domein. Zo draagt de energie van nu bij aan een aantrekkelijke en sterke overheid van morgen!
